Aarresaari.net - tietosuojaseloste

Yliopistojen työelämä- ja urapalveluiden verkostoon, Aarresaareen, kuuluvat yliopistot: Aalto-yliopisto, Hanken School of Economics, Helsingin yliopisto, Itä-Suomen yliopisto, Jyväskylän yliopisto, Lapin yliopisto, Lappeenrannan teknillinen yliopisto, Oulun yliopisto, Tampereen teknillinen yliopisto, Tampereen yliopisto, Turun yliopisto, Vaasan yliopisto ja Åbo Akademi käsittelevät henkilötietoja, jotta Aarresaari.net -järjestelmän kautta voidaan välittää työnantajien työ-, harjoittelupaikkatarjouksia ja opinnäytetyöaiheita yliopistojen alustoille julkaistavaksi ja yliopistojen työelämä- ja urapalvelut voivat erikseen ja yhdessä Aarresaari-verkostona viestiä työnantajille heidän tarjoamistaan palveluista. Paikkavahdin tilaajista kerätään henkilötietoja, jotta heidän sähköpostiinsa voidaan lähettää tieto julkaistuista paikoista. Tässä ilmoituksessa kerrotaan, miten näitä tietoja käsitellään.

Verkostoon kuuluvien yliopistojen työelämä- ja urapalvelujen (myöhemmin yliopisto) on käsiteltävä henkilötietoja, jotta käyttäjä on mahdollista tunnistaa.

1. Rekisterinpitäjä eli tietojen käsittelystä vastaava taho on Hanken School of Economics

Aarresaarisaari.net-järjestelmän rekisterinpitäjä Aarresaari-verkostoa koordinoiva yliopisto, joka vuosina 2018 – 2019 on Hanken School of Economics.


Yhteystiedot:
Osoite: Arkadiankatu 22 PL 479, 00101 HELSINKI, FINLAND

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on rekrytointikoordinaattori Susanna Paul (susanna.paul@hanken.fi). Hankenin tietosuojasuojavastaava on Urpo Kaila (urpo.kaila@hanken.fi).

2. Miksi henkilötietoja käsitellään eli mikä on käsittelyn tarkoitus?

Aarresaari-verkostoon kuuluvat yliopistot (yllä) tarvitsevat henkilötietoja, jotta työnantajien työ-, ja harjoittelupaikkatarjoukset sekä opinnäytetyöt voidaan julkaista. Työnantajaan eli ilmoituksen jättäjään tulee saada yhteyttä, mikäli ilmoituksen sisällöstä on jotain kysyttävää. Näin myös varmennetaan ilmoitusten aitous.

Yliopistot myös keräävät henkilötietoja, jotta voivat viestiä tarjoamistaan palveluista työnantajille yhdessä Aarresaari-verkostona tai erikseen yliopistoina. Viestintäluvan voi antaa Aarresaari-verkostolle ja tämän lisäksi kaikille tai valitsemilleen yliopistoille.

Paikkavahdin asettamista varten järjestelmään tulee tallentaa nimi- ja sähköpostitiedot, jotta se voi lähettää valittujen kriteerien mukaiset paikkatarjoukset tilaajan sähköpostiin.

3. Minkä takia yliopistot saavat käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojen käyttö perustuu käyttäjien antamaan suostumukseen.
Aarresaari.net-järjestelmä edistää yliopistojen koulutustehtävää ja yhteiskunnallista vaikuttavuutta. Yliopistolaki 558/2009.

4. Ketkä Aarresaari.net-järjestelmää käyttävät?

Aarresaari.net- järjestelmän pääasialliset käyttäjäryhmät ovat seuraavat:

  • Työnantajat
  • Opiskelijat, yliopiston alunmit ja muut Useissa yliopistoissa paikkavahti asetetaan julkisilta verkkosivuilta eikä tilaajien tietoja tarkisteta, joten tilaaja voi olla myös muu kuin ko. yliopiston opiskelija tai alumni.
  • Yliopistojen hallintakäyttäjät

5. Millaisia henkilötietoja yliopistot käsittelevät?

Yliopistot käsittelevät seuraavia henkilötietoja:

  • Ilmoituksen jättämisen yhteydessä annetaan Ilmoittajan nimi- ja sähköposti. Tämän lisäksi käsitellään ilmoituksien sisältöön liittyviä tietoja. Nämä tiedot saattavat sisältää henkilötietoja, kuten organisaation yhteyshenkilön nimen, sähköpostiosoitteen, osoitteen ja puhelinnumeron.
  • Markkinointilupaa varten erilliseen rekisteriin päivittyy organisaation/yrityksen nimi, henkilön nimi ja sähköpostiosoite.
  • Paikkavahdin asettaminen sähköpostiosoitteen tallentamista järjestelmään

6. Ketkä tietoja käsittelevät?

Kussakin yliopistossa tietoja käsittelee yliopiston henkilökunta. Hallintakäyttäjät ovat useimmiten yliopistojen työelämä-, ura- tai rekrytointipalvelujen henkilökuntaa. Yksikön nimi vaihtelee yliopistoittain.

Tämän lisäksi palvelun ylläpidosta ja kehittämisestä vastaavan toimittajan (Verkkoasema Oy) asianmukaisilla henkilöillä on pääsy kaikkeen palvelussa olevaan tietoon. Rekisterin pitäjän ja toimittajan välille on laadittu sopimus henkilötietojen käsittelystä.

7. Mitä oikeuksia käyttäjillä on?

Oikeus henkilötietojen tarkastamiseen ja oikaisuun
Käyttäjillä on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu Aarresaari.net-järjestelmään. Henkilötietojensa käytön voi myös kieltää tai niihin voi pyytää oikaisua. Pyynnöt voi lähettää osoitteeseen: info@aarresaari.net.

Tietojen korjaaminen
Henkilötietojaan pääsee myös itse katsomaan ja muokkaamaan. Työnantaja voi tehdä määräaikana tietoihin muutoksia ilmoituskohtaisella salasanalla ilmoituskohtaisen linkin kautta, jonka järjestelmä tuottaa ja lähettää sähköpostitse ilmoituksen jättämisen yhteydessä. Ilmoituskohtaisen salasanan ilmoittaja määrittelee itse.
Viestintäluvan antaja tai paikkavahdin tilaaja ei voi muokata antamiaan tietoja, mutta jokainen järjestelmän lähettämä viesti sisältää mahdollisuuden tilauksen perumiseen. Perumisen jälkeen on mahdollista tehdä uusi tilaus uusin tiedoin.

Oikeus suostumuksen peruuttamiseen
Annettu suostumus on aina mahdollista perua.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Käyttäjillä on oikeus saattaa Aarresaari-verkoston toiminnan lainmukaisuus Tietosuojavaltuutetun arvioitavaksi (tietosuoja@om.fi).

8. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä tietojen alkuperä on?

Kaikki henkilötiedot ovat käyttäjien itsensä antamia, jolloin he myös itse vastaavat niiden oikeellisuudesta.

9. Kuinka pitkään henkilötietoja säilytetään?

Järjestelmästä arkistoidaan vuosittain 1,5 vuotta vanhemmat ilmoitukset. Tässä yhteydessä ilmoittajan kaikki tiedot häviävät järjestelmästä. Arkistoituja ilmoituksia säilytetään noin 3 vuotta.
Viestintäluvan antaneiden tiedot säilyvät rekisterissä kunnes lupa perutaan tai tiedot vanhenevat. Vanhentuneet tiedot poistetaan järjestelmästä. Viestintäluvan voi peruuttaa koska tahansa.

Paikkavahti on voimassa tilaajan valinnan mukaisesti 1 - 3 kuukautta. Tämän jälkeen tiedot häviävät automaattisesti järjestelmästä. Paikkavahdin tilauksen voi myös peruuttaa jokaisen viestin yhteydessä. Näitä tietoja ei arkistoida.

10. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle.

11. Missä data sijaitsee ja miten tietoturvasta on huolehdittu?
Palvelun fyysinen sijainti

Palvelu sekä sen data sijaitsevat toimittajan palveluntarjoajan pilvipalveluympäristössä Suomessa omalla virtuaalipalvelimella.

Tietoturva
Palvelua käytetään pääosin SSL-suojauksen yli o osa palvelun tiedoista, kuten ilmoituslistat ja niiden RSS-syötteet ovat saatavissa myös ilman suojausta. Tietojen salausta ei tässä tarvita, koska ko. tiedot ovat julkisia.

Salasanat on kryptattu tietokantaan ja salasanojen tulee olla vähintään 8 merkkiä pitkä. Tiedot varmuuskopioidaan päivittäin 7 päivän kierrolla.