Aarresaari.net –Dataskyddsbeskrivning

Följande universitet hör till nätverket för karriär- och rekryteringstjänster Aarresaari: Aalto-universitetet, Hanken Svenska handelshögskolan, Helsingfors universitet, Östra Finlands universitet, Jyväskylä universitet, Lapplands universitet, Villmanstrands tekniska universitet, Uleåborgs universitet, Tammerfors tekniska universitet, Tammerfors universitet, Åbo universitet, Vasa universitet och Åbo Akademi.

Parterna behandlar personuppgifter för att det ska vara möjligt att via Aarresaari.net förmedla arbets- och  praktikplatser på basen av erbjudanden från arbetsgivare,  förslag till avhandlingsämnen för universitet samt för att universitetens karriär- och rekryteringstjänster kan  antingen tillsammans eller var för sig  informera arbetsgivare om sina tjänster.  Personuppgifter samlas in om de personer som prenumererar på Platsvakten för att det ska vara möjligt att avisera per e-post om nya platsannonser. Denna beskrivning innehåller en detaljerad genomgång av behandlingen av dessa uppgifter.

Karriär- och rekryteringstjänsterna i de universitet som hör till nätverket (nedan ´universitetet´) måste behandla personuppgifter för att kunna identifiera användarna.

1. Den personuppgiftsansvarige är Hanken Svenska handelshögskolan

Den personuppgiftsansvarige i Aarresaarisaari.net är det universitet som samordnar Aarresaari-nätverket. Åren 2018–2019 är det Hanken Svenska handelshögskolan.

Kontaktinformation:
Adress: Arkadiagatan 22
PB 479, 00101 HELSINGFORS, FINLAND

Den registeransvariges kontaktperson är rekryteringskoordinator Susanna Paul (susanna.paul@hanken.fi). Dataskyddsombud på Hanken är Urpo Kaila. Han nås per e-post på urpo.kaila@hanken.fi.

2. I vilket syfte behandlar universiteten personuppgifter?

De universitet som hör till Aarresaari-nätverket bör hantera  personuppgifter för att de ska kunna publicera såväl arbetsgivarnas arbets- och praktikannonser som avhandlingar. Det måste vara möjligt att kontakta arbetsgivaren, det vill säga annonsören, om det uppkommer frågor om annonsen. På så sätt är det också möjligt att säkerställa att annonsen är seriös.

Universiteten samlar också in personuppgifter för att de ska kunna informera arbetsgivarna om de tjänster som de tillhandahåller, både tillsammans genom Aarresaari samt var för sig. Tillstånd att sprida informationen kan ges till hela Aarresaari-nätverket och dessutom till alla eller specifika universitet.

Användaren av Aarresaari aktiverar Platsvakten genom att uppge sitt namn och sin e-postinformation varefter systemet skickar aviseringar per e-post enligt de kriterier som användaren fastställer.

3. Vad är den rättsliga grunden till att universiteten får behandla personuppgifter?

Behandlingen av personuppgifter utgår från samtycke från användarna.

Aarresaari.net främjar universitetens utbildningsuppdrag och genomslagskraft i samhället. Universitetslagen 558/2009.

4. Vem använder Aarresaari.net?

De grupper som använder Aarresaari.net mest är följande:

  • Arbetsgivare
  • Studerande, alumner och andra
    På många universitet aktiveras platsvakten från offentliga webbplatser utan kontroll av prenumerantens uppgifter. Då kan prenumeranten också vara någon annan än en student eller alumn.
  • Systemadministratörer på universiteten

5. Vilka personuppgifter behandlar universiteten?

Universiteten behandlar följande personuppgifter:

  • Annonsören uppger namn och e-postadress när hen placerar en annons. Dessutom behandlar universiteten uppgifter som hänför sig till innehållet i annonserna. De kan innehålla personuppgifter, som t.ex. kontaktpersonens namn, e-postadress, adress och telefon.
  • För marknadsföringstillstånd samlas separat in uppgifter om organisationens/företagets namn, kontaktpersonens namn och e-postadress.
  • Aktivering av Platsvakten kräver att man uppger sin e-postadress till systemet.

6. Vem behandlar uppgifterna?

Uppgifterna behandlas av universitets personal. Administratörerna är  i regel anknytna till universitetens karriär- och rekryteringstjänster. Namnet på enheten varierar beroende på universitet.

Dessutom har behörig personal på företaget som upprätthåller och utvecklar tjänsten (Verkkoasema Oy) åtkomst till all information i tjänsten. Den personuppgiftsansvarige och företaget har ingått avtal om behandlingen av personuppgifter.

7. Vilka rättigheter har användarna?

Rätt till tillgång och rättelse
Varje användare har rätt till tillgång till de personuppgifter om sig själv som lagrats i Aarresaari.net-systemet. Användaren kan också invända mot behandling eller kräva att felaktiga uppgifter rättas. Begäran kan skickas till info@aarresaari.net.

Rättelse av uppgifter
Användaren kan också  själv kontrollera och redigera sina uppgifter. Arbetsgivaren kan under en fastställd tid göra ändringar i uppgifterna med ett annonsspecifikt lösenord och via en annonsspecifik länk som systemet genererar och skickar per e-post då annonsen lämnas. Annonsören skapar själv sitt eget ösenordet för annonsen.

Den som aktiverat tjänsten eller platsvakten kan inte redigera sina uppgifter, men varje meddelande från systemet innehåller möjligheten att avaktivera prenumerationen. Därefter kan man aktivera platsvakten på nytt med nya uppgifter.

Rätt att ta tillbaka samtycke
Det är alltid möjligt att återkalla sitt samtycke.

Rätt att inge klagomål till tillsynsmyndighet
Användarna har rätt att låta dataskyddsombudsmannen (tietosuoja@om.fi) bedöma legitimiteten av Aarresaari-nätverkets verksamhet.

8. Varifrån hämtas personuppgifterna?

Alla personuppgifter lämnas av användarna som därmed också svarar för att de är riktiga.

9. Hur längre lagras personuppgifterna?

Systemet arkiverar alla annonser som är äldre än 1,5 år. Då raderas alla uppgifter om annonsören från systemet. De arkiverade annonserna lagras cirka tre år.

Uppgifterna om dem som gett kommunikationstillstånd sparas i registret tills tillståndet återkallas eller uppgifterna föråldras. Föråldrade uppgifter raderas från systemet. Kommunikationstillståndet kan återkallas när som helst.

Platsvakten kan aktiveras för 1–3 månader. Därefter raderas uppgifterna automatiskt från systemet. Det går också att inaktivera platsvakten från varje meddelande som den skickar. Dessa uppgifter arkiveras inte.

10. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Personuppgifter lämnas inte ut till personuppgiftsbiträden utanför EU och EES.

11. Var lagras data och hur är dataskyddet organiserat?

Tjänstens fysiska placering
Tjänsten med tillhörande data finns på en tjänsteleverantörens virtuella server i operatörens molntjänstmiljö i Finland.

Informationssäkerhet
Tjänsten används huvudsakligen med SSL-kryptering. En del av uppgifterna i tjänsten, som annonslistor och RSS-flödena om dem, hålls också tillgängliga utan kryptering. Kryptering behövs inte eftersom dessa uppgifter är offentliga.

Lösenorden, som ska innehålla minst åtta tecken, lagras i databasen i krypterad form. Säkerhetskopiering av data sker varje dag i cykler på sju dagar.

18.5.2018